Jak skutecznie porozumiewać się w sytuacjach zawodowych?

19 marzec 2009 Napisane przez Elżbieta Czuczman Dział: Szkolenia

Temat jest na tyle ciekawy, że warto podzielić się wiadomościami ze spotkania z socjologiem Krzysztofem Lechowiczem. Wiadomości dodatkowo pogłębiłam materiałami wyszukanymi w Internecie. Mogą one okazać się pomocne rzeczoznawcom majątkowym w codziennym życiu, nie tylko zawodowym.

Podczas spotkania z partnerem czy klientem, szefem czy podwładnym, osobą bliską czy kimś obcym czujemy potrzebę skutecznego porozumiewania się. Jedynie ok. 8% przekazu oddajemy słowami, czyli w sposób werbalny. Ok. 55% odczuć i reakcji przekazywanych jest w sposób niewerbalny tzw. mową ciała, czyli gestami, mimiką, postawa ciała. Słowami można manipulować łatwiej niż zachowaniami niewerbalnymi. Aby prawidłowo odczytać reakcję drugiej osoby, należy przeanalizować jak najwięcej aspektów jej zachowania. Na co zwracać uwagę? Oto kilka przykładów:

1. Twarz i głowa

osoba, usiłująca coś ukryć lub mówiąca nieprawdę, stara się unikać kontaktu wzrokowego,
osoba, która jest znudzona, rozgląda się wokół,
przenikliwe spojrzenie jest oznaką agresji lub dominacji,
osoba, która stara się zrozumieć co do niej mówimy, często przechyla głowę, niejako ?nadstawiając ucho?, by lepiej usłyszeć,
skinienie lub potakiwanie jest oznaką akceptacji,
uśmiech i utrzymywanie kontaktu wzrokowego jest oznaką uczciwości i akceptacji.

2. Ułożenie ciała

wyprostowane lub pochylone w kierunku rozmówcy ciało jest oznaką akceptacji i otwartości,
częściowo wyprostowane ciało, skierowane bokiem do rozmówcy oznacz przyjęcie postawy obronnej lub zamknięcie się w sobie,
ciało odchylone do tyłu oznacza brak zainteresowania lub niezgodę,
przechylanie ciała z jednej strony na drugą jest wyrazem nerwowości, braku pewności siebie lub wątpliwości.

3. Ramiona

rozchylone ramiona oznaczają akceptację i otwartość,
skrzyżowane ramiona są znakiem zamknięcia się w sobie oraz przyjęcia postawy obronnej.

4. Dłonie

stopień rozchylenia ? otwarte oznaczają akceptację, zaciśnięte lub schowane sugerują agresję lub niezgodę,
dotykanie innych części ciała: nosa, ust, uszu ? oznacza zdenerwowanie i niepewność,
niekontrolowane ruchy, np. uderzanie palcami w stół, oznacza zdenerwowanie albo znudzenie.

5. Nogi

nogi założone jedna na drugą sygnalizują przyjęcie postawy obronnej albo zamknięcie się w sobie,
nogi ułożone swobodnie, spoczywające na podłodze są oznaką zainteresowania i akceptacji.

Warunkiem skutecznego komunikowania się jest stosowanie pewnych zasad, z których podstawowa brzmi: mów tak, aby inni chcieli cię słuchać; słuchaj tak, aby inni chcieli do ciebie mówić. A jak osiągnąć ten cel?

Okazuj szacunek dla partnera,
Mów jasno i rzeczowo, sprawdzaj czy jesteś rozumiany,
Aktywnie słuchaj ? potwierdzaj kontakt, zadawaj pytania, notuj,
Pamiętaj, że sens wypowiedzi partnera jest ważniejszy od jej formy,
Bądź gotów przyznać się do pomyłki,
Krytykę wyrażaj w sposób nieobraźliwy i konstruktywny, krytykuj przedmiot a nie osobę,
Nie formułuj przedwczesnych ocen.

Zachowania asertywne

Zachowanie asertywne to umiejętność, dzięki której ludzie otwarcie wyrażają swoje myśli, preferencje, uczucia, przekonania, poglądy, wartości, bez odczuwania wewnętrznego dyskomfortu i nie lekceważąc rozmówców. W sytuacjach konfliktowych, umiejętności asertywne pozwalają osiągnąć kompromis, bez poświęcania własnej godności i rezygnacji z uznanych wartości. Ludzie asertywni potrafią powiedzieć ?nie?, bez wyrzutów sumienia, złości czy lęku.

Trening asertywności dostarcza uczestnikom szeregu technik i umiejętności otwartego i stanowczego, a równocześnie uprzejmego wyrażania własnych opinii i emocji, egzekwowania swoich praw oraz podejmowania decyzji. Asertywność to umiejętność niezwykle przydatna zarówno w relacjach osobistych jak i kontaktach zawodowych, dla wielu osób stanowi też inspirujący sposób na kształtowanie własnej osobowości.

Najczęstszym powodem, dla którego ludzie z poczucia przymusu robią coś, na co nie mają ochoty, są trudności z odmawianiem. Asertywna odmowa jest stanowcza, bezpośrednia i uczciwa. Wprost mówimy, co nam się nie podoba, naturalnym i spokojnym tonem głosu, utrzymując dobry kontakt wzrokowy, przyjmując postawę otwartą, bez napięcia, ale i bez nadmiernego luzu. Ważnym jest wyczucie odpowiedniego momentu czasowego i stosowanie właściwego języka. Asertywna odmowa jest stanowcza, bezpośrednia i uczciwa. Powinny się znaleźć w niej trzy elementy: słowo ?nie? na początku zdania, określenie, czego nie mamy zamiaru zrobić oraz krótkie i prawdziwe uzasadnienie naszej odmowy.

Żeby być gotowym do asertywności, dobrze jest ćwiczyć przed lustrem sytuacje, rozmowy, ruchy ciała, przewidywać różne warianty przebiegu rozmowy. Próbujmy doskonalić zachowania asertywne twierdząco odpowiadając na pytania: czy chcemy się zmienić, czy wierzymy w siebie w i innych, czy jesteśmy chętny do stawiania sobie rozsądnych celów i podejmowania sensownego ryzyka, czy jesteśmy chętni do podjęcia wysiłku i cierpliwego budowania nowych umiejętności?

Poznajmy kolejne etapy nauki asertywnego zachowania:

ocena własnych zasobów asertywności
doskonalenie umiejętności bezpośredniej, uczciwej i otwartej komunikacji
trening wyrażania swoich opinii w sposób stanowczy i łagodnyrozwój zdolności ekspresji emocji i potrzeb - za pomocą ciała i głosu
nauka wyrażania uczuć negatywnych bez ranienia innych
rozwój umiejętności egzekwowania własnych praw bez poczucia winy
pogłębienie rozumienia siebie w interakcjach z ludźmi.

By nauczyć się asertywnego przyjmowania ocen, dokonywanych pod naszym adresem odwołajmy się do praw, które według specjalisty ds. public relations Herberta Fenterheima są prawami każdego człowieka:

Masz prawo do robienia tego, co chcesz ? dopóki twoja działalność nie rani kogoś innego.
Masz prawo do zachowania swojej godności poprzez asertywne zachowanie ? nawet jeśli rani to kogoś innego ? dopóki twoje intencje nie są agresywne, lecz asertywne.
Masz prawo do przedstawiania innym swoich próśb ? dopóki uznajesz, że druga osoba ma prawo odmówić.
Istnieją takie sytuacje między ludźmi, w których prawa nie są oczywiste. Zawsze jednak masz prawo do przedyskutowania i wyjaśnienia problemu z drugą osobą.
Masz prawo korzystania ze swoich praw. Jeśli z nich nie korzystasz, to godzisz się na odebranie ich sobie.

Tych pięć zasad stanowi podstawę trenowania umiejętności asertywnych.

Podsumowując, asertywność jest to stanowczość, która nie rani. Tego stylu zachowania możemy użyć w każdej, mniej lub bardziej poważnej sytuacji konfliktowej. Asertywność to najlepsza droga do sukcesu w komunikacji międzyludzkiej, to umiejętność wyrażania własnych opinii przy poszanowaniu opinii innych. Tak naprawdę nie stanie się nic strasznego, gdy ujawni się rozbieżność zdań. Nie trzeba uzgadniać wspólnej opinii. Jesteśmy różni, a bogactwo naszych przeżyć, doznań i poglądów wzbogaca świat. Wymiana opinii, nawet bardzo odmiennych, to wartość sama w sobie. Pozwala nam spojrzeć na świat oczami innych ludzi i może nasze widzenie wzbogacić.

Opracowała:
Elżbieta Czuczman
Rzeczoznawca majątkowy

Wyświetlony 3335 razy

Oznaczone pod